Document Controller

Descripción del trabajo

Propósito del puesto

Gestionar centralmente la documentación del proyecto y proporcionar soporte administrativo y de coordinación al equipo de Medio Ambiente, Comunidades, Permisos y Tierras y otras áreas del proyecto, asegurando la organización, trazabilidad, control de versiones y disponibilidad de los documentos. El puesto tiene un enfoque particular en el Sistema de Gestión Ambiental y Social (ESMS), incluyendo la documentación de compromisos, evidencia de cumplimiento y registros necesarios para apoyar la alineación con los Estándares de Desempeño del IFC. También apoya las actividades diarias de oficina, logística de viajes, comunicación y cumplimiento departamental.

Responsabilidades Clave

– Diseñar, implementar y mantener la estructura de archivo digital del proyecto, y archivo físico donde sea aplicable, utilizando nombres y codificación de documentos estandarizados.
– Organizar y mantener la documentación del ESMS, incluyendo planes de gestión, registros de monitoreo, estudios de línea base, procedimientos, registros de capacitación y evidencia de implementación.
– Rastrear la documentación de los Estándares, incluyendo el estado de progreso, fechas de vencimiento y evidencia asociada de cumplimiento.
– Mantener registros de cumplimiento actuales por Estándar de Desempeño, flujo de trabajo y consultor, y señalar entregables pendientes o vencidos.
– Mantener evidencia documental completa.
– Controlar versiones de documentos, estado de revisión y aprobaciones para documentos técnicos, contractuales y de gestión.
– Mantener registros maestros de documentos por área y flujo de trabajo, y gestionar transmisiones para asegurar la trazabilidad de entregas entre el proyecto, consultores y otras partes.
– Actualizar paquetes de documentos y proporcionar información para auditorías internas y externas, visitas de prestamistas y revisiones de consultores independientes.
– Actualizar herramientas de seguimiento departamental, incluyendo hojas de control, calendarios de actividades y tableros de estado de entregables.
– Coordinar y programar reuniones, citas, talleres y visitas al sitio, incluyendo logística de viajes.
– Preparar y dar formato a informes profesionales, actas de reuniones, análisis, cronogramas, requisiciones de pago y presentaciones.
– Coordinar entre Comunidades, Permisos y otros departamentos para apoyar el flujo oportuno de información.
– Proporcionar soporte general de oficina y soporte de campo durante visitas al sitio y tareas de recolección de datos.
– Viajar y trabajar desde el sitio ocasionalmente, según los requisitos del puesto.

Calificaciones, Experiencia y Habilidades Requeridas

– Calificación terciaria o universitaria relevante en Administración, Negocios, Gestión de Documentos, Ingeniería o un campo relacionado.
– Mínimo de 3 años de experiencia profesional en un rol administrativo o de control de documentos de proyecto.
– Alta competencia en Microsoft Office Suite (Word, Excel y PowerPoint), incluyendo Excel avanzado, inteligencia artificial y otros softwares administrativos o de gestión de documentos.
– Capacidad para diseñar e implementar una estructura de gestión de documentos desde cero.
– Se requiere fluidez en español. Se requiere inglés intermedio para leer y escribir documentación técnica; inglés avanzado es deseable para interactuar con documentación de prestamistas internacionales.
– Experiencia previa en minería o construcción es altamente deseable.
– Familiaridad con sistemas de gestión ambiental y social, Estándares de Desempeño del IFC o ISO 14001/9001 es deseable.

Competencias Clave

– Fuertes habilidades organizativas y alta atención al detalle.
– Capacidad para estructurar información compleja recibida de múltiples áreas del proyecto.
– Seguimiento sistemático de plazos, fechas de vencimiento y compromisos, con capacidad para gestionar múltiples prioridades en un entorno dinámico.
– Discreción al manejar información confidencial.
– Proactivo y confiable, con capacidad para proponer mejoras en los procesos de control de documentos.
– Habilidades efectivas de comunicación e interpersonales al trabajar con equipos internos.
– Capacidad para trabajar de forma independiente y como parte de un equipo.
– Compromiso con la sostenibilidad, conducta ética y alineación con las mejores prácticas internacionales.